A GR8 Events é uma agência de eventos e DMC, parte do grupo COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A., que se distingue pela primazia na criação e produção de eventos com soluções inovadoras e criativas, ajudando os clientes a cativar audiências através dos seus eventos.
Em cumprimento do disposto na Lei nº 93/2021, de 20 de dezembro, a COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. define, em nome de todas empresas do grupo Cosmos, através da presente Política, as regras aplicáveis à denúncia interna de infrações, encorajando todos aqueles que tenham conhecimento de irregularidades no contexto do desenvolvimento da sua relação profissional com qualquer das sociedades, a proceder à denúncia destas situações que, de outro modo, não seriam detetadas.
Com esse objetivo, é criado um canal de denúncia interno, com garantias adequadas de confidencialidade e de proteção dos denunciantes contra qualquer ato de retaliação.
A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A., bem como as empresas que integram o grupo, assumem, ainda, o compromisso, de investigar todas as denúncias apresentadas e, na sequência, atuar diligentemente no sentido de pôr cobro a qualquer situação irregular que venha a ser identificada.
Lisboa, 17 de janeiro de 2024
1. Objeto
Através da presente Política, é definido o regime do canal de denúncia interna criado para a comunicação e o seguimento de infrações do Direito da União ou da prática de outros crimes no Grupo COSMOS.
2. Âmbito subjetivo de aplicação
2.1. A presente Política é aplicável a qualquer pessoa singular que denuncie ou divulgue publicamente uma infração com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, independentemente da natureza desta atividade e do setor em que é exercida, nomeadamente:some text
a) Trabalhadores;
b) Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores e quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão ou direção;
c) Titulares de participações sociais;
d) Membros dos órgãos de [administração/gestão], fiscais ou de supervisão, incluindo membros não executivos;
e) Voluntários;
f) Estagiários.
2.2. A presente Política é aplicável às pessoas identificadas em 2.1, mesmo que as informações base da denúncia tenham sido obtidas no âmbito de uma relação profissional entretanto cessada, durante o processo de recrutamento ou numa fase de negociação pré-contratual e mesmo que não se tenha vindo a constituir qualquer relação profissional com a COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A.
2.3. O canal de denúncia interna não se destina à apresentação de quaisquer queixas ou reclamações de clientes.
3. Âmbito objetivo de aplicação
3.1. Devem ser denunciados através do canal de denúncia interna quaisquer atos ou omissões contrárias ao Direito da União Europeia nos seguintes domínios:
a) Contratação pública;
b) Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
c) Segurança e conformidade dos produtos;
d) Segurança dos transportes;
e) Proteção do ambiente;
f) Proteção contra radiações e segurança nuclear;
g) Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;
h) Saúde pública;
i) Defesa do consumidor; e
j) Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação.
3.2. Devem, também, ser denunciados através do canal de denúncia interna, os atos ou omissões lesivas dos interesses financeiros da União Europeia.
3.3. Devem, ainda, ser denunciados através do canal de denúncia interna, os atos ou omissões contrárias às regras do mercado interno, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária.
3.4. Devem, por fim, ser denunciados através do canal de denúncia interna comportamentos que constituam criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada, bem como os seguintes crimes:some text
a) Tráfico de estupefacientes;
b) Terrorismo, organizações terroristas, terrorismo internacional e financiamento do terrorismo;
c) Tráfico de armas;
d) Tráfico de influência;
e) Recebimento indevido de vantagem;
f) Corrupção ativa e passiva, incluindo a praticada nos setores público e privado e no comércio internacional, bem como na atividade desportiva;
g) Peculato;
h) Participação económica em negócio;
i) Branqueamento de capitais;
j) Associação criminosa;
k) Pornografia infantil e lenocínio de menores;
l) Dano relativo a programas ou outros dados informáticos e a sabotagem informática e ainda o acesso ilegítimo a sistema informático;
m) Tráfico de pessoas;
n) Contrafação, uso e aquisição de cartões ou outros dispositivos de pagamento contrafeitos e respetivos atos preparatórios, aquisição de cartões ou outros dispositivos de pagamento obtidos mediante crime informático, dano relativo a programas ou outros dados informáticos e sabotagem informática e ainda o acesso ilegítimo a sistema informático;
o) Lenocínio;
p) Contrabando;
q) Tráfico e viciação de veículos furtados.
3.5. O canal de denúncia interna não se destina a ser utilizado para a denúncia de quaisquer infrações disciplinares pelos trabalhadores da COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. (exceto se estiverem conexas com os domínios identificados), nem ao reporte de casos de assédio, devendo estas situações ser participadas diretamente ao Departamento de Recursos Humanos.
3.6. O canal de denúncia interna não se destina à apresentação de reclamações quanto à qualidade dos serviços prestados ou produtos fornecidos pelas empresas do Grupo COSMOS.
3.7. As denúncias podem ter por objeto infrações já cometidas, que estejam a ser cometidas no momento da denúncia ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.
4. Conceito de denunciante
4.1. Será considerado denunciante, para os efeitos previstos na presente Política, qualquer pessoa, de entre as identificadas em 2.1, que comunique qualquer infração, nos domínios previstos em 3.1, 3.2, 3.3 e 3.4, de que tenha tomado conhecimento no contexto do desenvolvimento de uma relação profissional com alguma empresa do Grupo COSMOS.
4.2. Os denunciantes podem permanecer anónimos ou identificar-se, nos termos melhor descritos em 8, sendo, em qualquer caso, garantida a confidencialidade da identidade do denunciante, conforme previsto em 12.
4.3. A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. e restantes empresas do Grupo Cosmos encorajam os denunciantes a identificar-se, para facilitar a apreciação da denúncia e a investigação subsequente.
5. Informação classificada ou sujeita a segredo
Os denunciantes devem, nas denúncias que realizem, ter em consideração a necessidade de garantir a proteção de informações classificadas, respeitar o segredo religioso e profissional dos médicos, advogados e dos jornalistas e o segredo de justiça.
6. Requisitos para a apresentação de denúncias
6.1. Apenas devem ser apresentadas denúncias se os denunciantes estiverem de boa-fé e tiverem fundamento sério para crer que as informações que vão transmitir no momento da denúncia são verdadeiras.
6.2. A apresentação de denúncias em violação do disposto em 6.1 é suscetível de fazer o denunciante incorrer em responsabilidade disciplinar, caso seja trabalhador de alguma empresa do Grupo COSMOS, e, em qualquer caso, responsabilidade civil pelos danos causados, podendo também incorrer em responsabilidade criminal, caso a sua conduta constitua crime.
7. Informação sobre o canal de denúncia
Antes de apresentar uma denúncia, qualquer pessoa pode obter aconselhamento confidencial, junto do responsável pelo canal de denúncia, podendo, para o efeito, contactá-lo por qualquer meio à sua disposição.
8. Modo de realização das denúncias
8.1. Sempre que possível, deve reportar qualquer infração através do canal de denúncia interna.
8.2. A apresentação de denúncias através do canal de denúncia interna deve realizar-se por escrito, através do envio de email para whistleblowing@cosmostravelandevents.com .
8.3. As denúncias podem ser apresentadas com identificação do denunciante ou anonimamente.
8.4. Caso o denunciante pretenda permanecer anónimo deve criar, para a apresentação da denúncia, um endereço de email que não permita a sua identificação e não incluir nenhum elemento dessa natureza no corpo do texto da denúncia.
8.5. Toda a comunicação com o denunciante relativa à denúncia será realizada exclusivamente através do endereço de email disponibilizado na denúncia.
9. Conteúdo da denúncia
9.1. Na denúncia apresentada o denunciante deve:
a) Identificar a natureza da sua relação profissional, com a empresa do Grupo COSMOS, de entre as previstas em 2.1,;
b) Identificar a matéria, de entre as elencadas em 3.1, 3.2, 3.3 e em 3.4, à qual se reporta a denúncia;
c) Descrever da forma mais completa possível a situação que pretende denunciar, com referência às circunstâncias de tempo, lugar e modo em que ocorreram os factos;
d) Enunciar as consequências verificadas ou previsíveis da situação denunciada;
e) Identificar todos os meios de prova de que tenha conhecimento e anexar qualquer documentação pertinente.
9.2. Quando pretenda apresentar uma denúncia anónima, o denunciante deve eximir-se de incluir na denúncia qualquer informação que o permita identificar.
9.3. Mesmo quando a denúncia é realizada por pessoa identificada, os dados pessoais do denunciante e dos terceiros envolvidos constantes da denúncia devem limitar-se ao estritamente necessário, nomeadamente ao nome, função exercida e contacto.
9.4. Os dados pessoais fornecidos que não forem relevantes para o tratamento da denúncia serão imediatamente apagados.
10. Princípio de precedência do canal de denúncia interna
10.1. As denúncias cobertas pelo âmbito de aplicação do canal de denúncia interna devem ser realizadas por esta via.
10.2. Os denunciantes apenas podem recorrer a canais de denúncia externa quando:
a) tenham motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou existe risco de retaliação;
b) não lhe sejam comunicadas as medidas previstas ou adotadas, no prazo máximo de três meses após a apresentação da denúncia;
c) a infração que se pretende denunciar constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a € 50.000,00.
10.3. Os denunciantes apenas podem divulgar publicamente uma infração quando:
a) Tenham motivos razoáveis para crer que a infração pode constituir um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida pelas autoridades competentes, atendendo às circunstâncias específicas do caso, ou existe um risco de retaliação inclusivamente em caso de denúncia externa; ou
b) Tenham apresentado uma denúncia interna e uma denúncia externa, ou diretamente uma denúncia externa, sem que tenham sido adotadas medidas adequadas.
10.4. As pessoas que deem conhecimento de uma infração a um órgão de comunicação social ou jornalista fora das hipóteses previstas em 8.3 não beneficiarão da proteção legal conferida através da presente Política aos denunciantes.
11. Responsável do canal de denúncia interna
11.1. A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. designa, em cada momento, um responsável pelo canal de denúncia, publicamente anunciado.
11.2. Ao responsável pelo canal de denúncia interna compete:some text
a) Assegurar a formação dos colaboradores e a informação de todos quantos se relacionem profissionalmente com as empresas do Grupo COSMOS sobre o canal de denúncia interna;
b) Prestar informações sobre o canal de denúncia a todos os interessados, garantindo a confidencialidade do aconselhamento e da identidade das pessoas;
c) Receber e dar o necessário e diligente seguimento às denúncias;
d) Prestar informações fundamentadas ao denunciante sobre as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e solicitar informações adicionais, se necessário.
11.3. Para além do responsável pelo canal de denúncia, a COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. designa ainda um segundo examinador, com acesso a todas as denúncias e a quem competirá dar seguimento às denúncias em caso de conflito de interesses do responsável pelo canal de denúncia.
11.4. Quer o responsável pelo canal, quer o examinador, serão elementos da direção superior da COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. ou equiparados, com pleno conhecimento da organização.
11.5. Todos os colaboradores das empresas do Grupo COSMOS têm o dever de colaboração com o responsável pelo canal de denúncia e o examinador, com vista ao adequado seguimento das denúncias.
12. Confidencialidade
12.1. A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. assegura, em qualquer caso e independentemente do anonimato da denúncia, a confidencialidade do denunciante e dos terceiros mencionados na denúncia.
12.2. A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente o permitam identificar, têm natureza confidencial e apenas são acessíveis pelos responsáveis pela receção e seguimento das denúncias nos termos previstos em 11.
12.3. A obrigação de confidencialidade prevista em 12.2 estende-se a quem tiver recebido informações sobre as denúncias, ainda que não seja responsável para a sua receção ou tratamento.
12.4. A identidade do denunciante só será divulgada em cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial, sendo precedida de comunicação escrita ao denunciante indicando os motivos da divulgação dos dados confidenciais em causa.
12.5. O disposto em 12.4 não é aplicável no caso de a comunicação ao denunciante poder comprometer as investigações e processo judiciais relacionados.
12.6. Também o denunciante deve tratar como confidenciais toda e qualquer informação conexa com a denúncia realizada, nomeadamente as informações transmitidas pelo responsável pelo canal de denúncia interna.
13. Tratamento das denúncias
13.1. Uma vez recebidas, as denúncias são objeto de uma análise preliminar pelo responsável pelo canal que, no prazo de 7 dias, a contar do recebimento da denúncia:some text
a) confirma ao denunciante a receção da denúncia;
b) informa o denunciante dos requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da denúncia externa; e
c) solicita ao denunciante, sempre que necessário, clarificações à denúncia e/ou esclarecimentos e elementos adicionais.
13.2. Em caso de denúncias fora do âmbito objetivo do canal de denúncia interna, o responsável pelo canal, no prazo de 7 dias a contar do recebimento da denúncia, informa o denunciante da inadequação do canal utilizado e remete-o para a pessoa/departamento competente, procedendo ao arquivamento da denúncia.
13.3. Em caso de denúncias do âmbito do canal de denúncia interna, após receção e resposta ao denunciante, o responsável pelo canal solicita, se necessário, esclarecimentos adicionais esclarecimentos preliminares à área visada e elabora um Relatório Preliminar da situação descrita (garantindo a confidencialidade do denunciante e de terceiros envolvidos).
13.4. O Relatório Preliminar é enviado a um Administrador e ao COO (Chief Operating Officer) para conhecimento.
13.5. Caso o Administrador ou COO sejam, direta ou indiretamente, visados pela denúncia, o relatório preliminar do incidente referido em 13.3 será remetido aos restantes membros do Conselho de Administração, mas apenas às pessoas não visadas.
13.6. Recebido o Relatório Preliminar do incidente elaborado pelo responsável do canal, o Conselho de Administração delibera quanto à necessidade de abertura de investigação interna e/ou à imediata adoção de medidas, ou arquivamento imediato do processo.
13.7. De entre as medidas que o Conselho de Administração pode tomar contam-se, nomeadamente: a abertura de procedimentos disciplinares, precedidos ou não de inquérito prévio; a determinação de suspensões preventivas; a suspensão imediata de procedimentos; a introdução imediata de alterações nos procedimentos; a participação às autoridades públicas competentes.
13.8. Após deliberação do Conselho de Administração quanto à adoção imediata de medidas e/ou abertura de investigação interna, o denunciante será notificado, o que sucederá necessariamente no prazo máximo de três meses a contar da data de receção da denúncia.
13.9. Em caso de necessidade de abertura de investigação, o responsável pelo canal, autonomamente ou através do recurso a assessores jurídicos, investigará as circunstâncias de tempo, lugar e modo em que o incidente ocorreu, podendo, para o efeito, solicitar a intervenção de outras áreas, outros órgãos ou de terceiros e elaborará um Relatório Final com os resultados da investigação e sugestão de medidas a adotar, que apresentará ao Conselho de Administração para decisão final.
13.10. Caso o denunciante o requeira expressamente, será notificado pelo responsável do canal do resultado final do processo, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão.
13.11. Por força das garantias de confidencialidade existentes relativamente a outros sujeitos, o disposto em 13.10 não importará, em caso algum, a comunicação de detalhes específicos sobre a investigação levada a efeito ou sobre qualquer reação disciplinar concretamente adotada.
13.12. O responsável pelo canal e todos os demais envolvidos no tratamento da denúncia atuarão de forma célere, para garantir o efeito útil de eventuais medidas preventivas ou corretivas a adotar.
14. Registo das denúncias
A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. manterá um registo contendo todas as denúncias recebidas pelo prazo de 5 anos a contar da data da sua realização e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
15. Conflito de interesses
15.1. No âmbito do exercício das suas funções, o responsável pelo canal de denúncia atua com independência, imparcialidade e sigilo, garantindo a confidencialidade e a proteção dos dados pessoais constantes da denúncia e assegurando a ausência de conflitos de interesses no desempenho das suas funções.
15.2. Em caso de conflito de interesses, o responsável do canal será afastado e todo o tratamento da denúncia será assegurado pelo Examinador, nos termos previstos em 11.3.
16. Retaliação
16.1. São expressamente proibidos quaisquer atos de retaliação contra os denunciantes.
16.2. Consideram-se atos de retaliação quaisquer atos e omissões que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivados por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, causem ou possam causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais e não patrimoniais.
16.3. As ameaças e tentativas de atos e omissões referidos em 16.2 são considerados atos de retaliação.
16.4. Aqueles que pratiquem atos de retaliação serão civilmente responsáveis pelos danos causados ao denunciante.
16.5. A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. assegura aos denunciantes que sejam trabalhadores no Grupo Cosmos que uma denúncia realizada nas condições previstas em 6.1. não constitui, por si só, fundamento para permitir que sejam alteradas as suas condições de trabalho, prejudicada a sua avaliação de desempenho, suspenso ou cessado o seu contrato de trabalho, aplicada sanção disciplinar ou prejudicada a sua evolução profissional.
16.6. A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. assegura a total confidencialidade da identidade do denunciante, pelo que não é previsível a existência de atos de retaliação.
16.7. Sem prejuízo do disposto em 16.5 e 16.6, caso o Denunciante se considere, por qualquer via, vítima de retaliação, deve de imediato comunicá-lo pela mesma via utilizada para efetuar a denúncia, com a descrição dos atos de retaliação de que considera ter sido vítima.
16.8. A prática de atos de retaliação por trabalhadores ao serviço do Grupo COSMOS constitui infração disciplinar.
17. Medidas de proteção dos denunciantes
17.1. Os denunciantes têm direito a proteção jurídica e ao acesso aos tribunais, para defesa dos seus direitos e interesses legalmente protegidos, nos termos gerais.
17.2. Os denunciantes podem beneficiar das medidas de proteção de testemunhas em processo penal.
17.3. Os denunciantes são protegidos pela aplicação de uma série de presunções legais de atos de retaliação nos dois anos que se seguem à denúncia, nomeadamente: alterações das condições de trabalho (funções; horário; local; retribuição; não promoção); suspensão de contrato de trabalho; avaliação negativa de desempenho; não conversão de um contrato de trabalho a termo num contrato sem termo, quando haja expectativas legítimas nessa conversão; não renovação de um contrato de trabalho a termo; despedimento; inclusão numa lista, que possa levar à impossibilidade de o denunciante encontrar emprego no setor ou indústria em causa; resolução de contrato de fornecimento ou de prestação de serviços;
revogação de ato ou resolução de contrato administrativo.
18. Responsabilidade do denunciante
18.1. A denúncia realizada pelo denunciante de boa-fé, com fundamento sério para crer, no momento da denúncia, que as informações que comunica são verdadeiras, não constitui, por si só, fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal do denunciante.
18.2. O denunciante que efetue uma denúncia de má-fé, sabendo ou devendo saber que as informações que comunica não são verdadeiras, incorre em responsabilidade disciplinar, se for trabalhador do Grupo COSMOS, sendo ainda suscetível de responder civil e criminalmente pela sua conduta.
18.3. A pessoa que auxilie o denunciante a realizar uma denúncia nas condições previstas em 18.2 responde solidariamente com o denunciante pelos danos causados pela denúncia.
19. Tratamento de dados pessoais
19.1. A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A. é responsável pelo tratamento de dados realizado no âmbito do canal de denúncia interno.
19.2. O tratamento de dados é realizado com total confidencialidade, encontrando-se o acesso aos dados pessoais recolhidos através do canal limitado aos responsáveis por receber e dar seguimento às denúncias, nos termos descritos em 11.
19.3. O tratamento de dados realizado fundamenta-se na sua necessidade para o cumprimento de obrigação legal, nomeadamente do disposto na Lei nº 93/2021, de 20 de dezembro, e nos interesses legítimos do Grupo COSMOS em identificar prontamente e intervir eficazmente sobre infrações.
19.4. Os dados pessoais recolhidos no âmbito do canal de denúncia interna serão tratados exclusivamente com a finalidade de identificação e investigação das infrações identificadas em 3.
19.5. No âmbito da investigação e tratamento das denúncias, poderá ser necessário recorrer a entidades terceiras, nomeadamente consultores jurídicos e empresas de auditoria ou investigação forense, a quem serão comunicados dados pessoais.
19.6. Nos casos referidos em 19.5, é assegurado que as entidades terceiras que acedem aos dados pessoais estão sujeitas a adequadas obrigações de sigilo profissional ou de confidencialidade e oferecem garantias de execução das medidas técnicas e organizativas adequadas de forma que o tratamento de dados satisfaça os requisitos de segurança e proteção dos direitos dos titulares dos dados aplicáveis.
19.7. Os dados pessoais poderão ainda ser transmitidos a terceiros quando (i) seja exigido por lei; (ii) seja determinado por ordem judicial ou de autoridade pública; ou (iii) o titular dos dados tiver dado o seu consentimento expresso para o efeito.
19.8. Os dados pessoais tratados no âmbito do canal interno de denúncia serão conservados pelo prazo de 5 anos a contar da data da receção da denúncia e, em qualquer caso, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia; decorridos estes prazos será apenas conservado um registo anonimizado da denúncia e das medidas adotadas para efeitos históricos e estatísticos, sendo apagados todos os dados pessoais existentes no processo.
19.9. Assistem aos titulares de dados pessoais, tratados no âmbito do canal de denúncia, os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, que estes poderão exercer, sempre que verificados os requisitos de que dependem, mediante o envio de email para whistleblowing@cosmostravelandevents.com, podendo ainda apresentar reclamação perante a autoridade de controlo competente em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados.
19.10. Para qualquer questão em matéria de privacidade ou proteção de dados pessoais, poderá ser contactada a Equipa Responsável da Proteção de Dados através do endereço de email privacy@cosmostravelandevents.com .
20. Publicação e entrada em vigor
20.1. A presente Política é publicada nos site COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A., acessível através do link www.cosmostravelandevents.com , nos sites das empresas do grupo Cosmos, e na Intranet, estando permanentemente disponível para consulta.
20.2. A Política do canal de denúncia interna de infrações entra em vigor na data da sua publicação.
21. Revisão
A COSMOS - VIAGENS E TURISMO S.A., reserva-se o direito de alterar ou rever o conteúdo da presente Política a qualquer momento, nomeadamente em caso de alteração de legislação pertinente e, bem assim, em função do sentido das orientações das autoridades públicas competentes, nomeadamente do Mecanismo Nacional Anticorrupção.
